3 месяц 1 неделя

Остановите водопад бумаг

«Сказка о потерянном времени»

Рабочее пространство напоминает человеческое тело – таким, каким мы его видим снаружи. Но есть и внутренняя сторона –мир папок, шкафов, ящиков стола, ваш метод работы с документами.

На прошлой неделе мы занимались организацией стола и отложили кое-какие бумаги. Теперь мы найдем для них дом.

Есть Три причины, по которым мы тонем в бумагах:

1. неспособность сразу принять решение. Мы частенько боимся совершить ошибку, и поэтому храним все. Ирония в том, что «хранить» - это тоже решение. Из-за этого мы теряем ценное пространство, чувствуем себя неуютно в собственном кабинете, ничего не можем найти. Хаос мешает думать. Любое занятие выматывает и вызывает чувство вины. Потерянные документы вызывают депрессию. Но ведь можно работать и по другому.

2. Накопленные бумаги – отсутствие логичной системы ее обработки.
Нужна система хранения входящих документов до того момента, когда они накопятся. Быстро создать такую систему не удается. Но зато ее преимущества очевидны:
- экономите время, оно больше не тратится на поиск документов
- больше свободного пространства (после очищения стола от хлама его можно использовать для работы, а не в виде мусорного ведра)
- повышается скорость работы. При исчезновении лишних бумаг, мысли становятся стройнее, ничто не отвлекает от решения задач
-экономия денег и ресурсов – нет необходимости распечатывать все новые копия из-за того, что вы их каждый раз не можете найти. Деревья скажут вам спасибо.

3. вы слишком устаете, и не хватает сил разобраться с бумажным потоком. Если вы недосыпаете, не делаете зарядку, неправильно питаетесь, мозг не получает необходимой энергии и ясность мысли теряется. Газировка, кофе, чипсы, поп-корн и 4 часа сна – такой режим не способствует плодотворной работе. Чтобы принимать быстро решения необходим полноценный отдых и здоровый рацион.

Если через 4 часа работы ваши глаза начали стекленеть и вы не в состоянии быстро принимать решения – прогуляйтесь и съешьте что-нибудь. Позаботьтесь о себе – вам еще нужно насладиться успехом, который принесет возросшая производительность работы!

В этом месяце мы делаем Новый шаг – обретаем контроль над внутренней стороной рабочего пространства.

Искусство принятия решений

Да, это искусство, важный навык, пропуск в мир свободы.
Очень тяжело выбросить первую вещь или бумагу, постепенно вы привыкаете, и начинаете избавляться от лишних предметов более свободно. У вас начнется организационная лихорадка. Будете из кабинета выносить горы мусора, а ваши коллеги будут поражаться – «Где же вы умудрялись все это хранить?!»
А вы будете думать – «Главное, не где, а зачем?!»
Принимать решения со временем станет все легче.

Домашняя и рабочая привычка недели: скажите «НЕТ»

Ежедневно, хотя бы раз вы говорите «нет». Делать это можно по-разному. Вот несколько примеров.
- пришло письмо по электронной почте, которое вас не интересует – скажите ему «нет» и нажмите кнопку удалить.
- получили спам. Сразу его в корзину не открывая и не читая эту чушь, до которой вам нет дела.
- пришла голосовая почта от человека, любящего пообщаться по телефону. Напишите вежливое электронное письмо, вместо перезванивания. Скажите «нет» тем, кто попусту тратит ваше время.

У вас будет немало возможностей сказать это волшебное слово – от звонков, на которые стоит не отвечать. До приглашения посидеть в кафе после работы. Возможно вы заметите, что нажать кнопку Delite легче, чем вслух отказать кому-то.

И не забывайте тренироваться дома. «Нет, Машенька, ты уже должна спать» «Нет, Олег, я не разрешаю тебе идти на дискотеку, ты еще наказан» «Нет, милая, ты не можешь посмотреть мультик, так как не убрала за собой со стола» «Извини, дорогой, в эти выходные мне необходимо разработать новую систему документооборота, так что тебе придется навестить родителей без меня» Возможностей потренироваться будет очень много.

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Бумажная могила

На этой неделе вы сможете:
Навести порядок в материалах для чтения и в архивах.

Необходимое время: Минимум 2 часа (в зависимости от ситуации)

Итак, мы с вами садимся в поезд под названием «Прими решение». Сперва. Отъезжая от станции, мы будет двигаться медленно, но стоит набрать скорость – и вас будет невозможно остановить. К концу этой недели в вашей картотеке освободится место. А аккуратная картотека – один из главных факторов успеха.

Избавляемся от газет и журналов

Попробуем воспринимать рабочее место как живой организм. Может ли он быть здоровым, если каждый его уголок забит шлаками – ненужной бумагой, журналами, газетами, устройствами… Попытаемся усмирить бумажный водопад.

Организуйте свое чтение

Сколько вы получаете газет. Журналов и прочей печатной продукции? Будьте честны с собой – вы действительно все это читаете? Благие намерения лишают вас рабочего пространства, но пора взглянуть в глаза реальности.

Не забывайте. Что подписку можно вообще отменить. Если вам непременно нужно будет прочитать какую-либо статью, купите журнал или одолжите у коллеги.

Есть ли у организации библиотека? Есть ли у вас возможность ежемесячно просматривать анонсы на литературу? Если видите статью. Которая вам нужна. Просто воспользуйтесь копиром.

Подписаться на издания можно и в Интернете. Сделайте закладку «чтение» в браузере, а вней – подписки по категориям изданий, на которые хотели бы подписаться. И в каждой сделайте закладки для отдельного издания. Так же можно построить классификацию бумажных изданий.

Хранение изданий:

Выберите способ аккуратного хранения необходимых вам изданий. Например, в газетницах. Самые удобные – акриловые, но можно подобрать такие, которые больше будут соответствовать дизайну вашего дома или кабинета.

Детали интерьера должны сочетаться. Покупая контейнеры, старайтесь приобретать однотипные, иначе у себя в кабинете создадите визуальный хаос.

Для контейнеров надо будет выделить место на полке или в книжном шкафу. Только не ставьте их на пол. Когда журналы стоят на виду – вы в любой момент может взять один из них, не рискуя свалить гигантскую стопку. Если журналы лежат стопками – они бесполезны. Стопки – это неправильно.

Разложите номера в хронологическом порядке и решите, сколько из них вы хотите оставить. Идеальный вариант – номера за 2 месяца. Когда приходит свежий номер – выбрасывайте самый старый, даже если не прочитали его.

Если получаете информационные бюллетени и они вам действительно пригодятся – помещайте их в скоросшиватель. Для них тоже понадобится полка. Не забудьте на скоросшиватель наклеить ярлык, чтобы с первого взгляда понимать, что находится внутри. И решите – сколько времени будете хранить каждый бюллетень.

Файлы, скоросшиватели и папки необходимо регулярно чистить, иначе они раздуваются, их становится трудно хранить, а что-то в них найти – еще труднее. Постоянно поддерживайте порядок.

Вы все должны держать в порядке: собственное тело, машину, полисадник и офисную картотеку.

Порядок – это не неприятная обязанность, а часть вашей жизни.

Кто-то говорит, а кто-то делает. Вы можете часто рассуждать о делах, которые надо сделать, но если сразу не выделить место текущим проектам, где они могли бы развиваться, будет очень сложно довести работу до конца.

Старые документы – а архив!

Есть ли у вас в офисе картотека?
Если да, помогает ли она вам в работе или вы стараетесь пользоваться ей, так как ящики забиты документами, и туда страшно заглядывать?

Уверена, что заглянув в ящики, вы обнаружите что большинство документов относится к завершенным делам и вы их давным-давно не вынимали. В таком случае. Это не картотека, а кладбище! Очень важно извлечь отработанные материалы и отправить их в архив.

Если работаете в крупной компании, она отправит ваши материалы в отдельное хранилище. Совсем не знаете, что делать с этими бумагами? – обратитесь за помощью к руководству, вряд ли вы единственный работник, которому нужно место для хранения архива.

Настало время выполнить задание недели. Постарайтесь выделить время на то, чтобы перебрать файлы в картотеке, папки в ящиках стола и настольном держателе файлов. Организацией системы займемся на следующей неделе. К тому моменту вы должны быть уверены, что избавились от всех лишних материалов. А то, что останется, войдет в новую картотеку.

Работайте с каждым файлом и документом по отдельности. Со всей картотекой разом все равно не справиться. Если видите, что файл больше не нужен – удалите его. Если папки порваны, грязны – выбрасывайте их и заменяйте новыми. Согласна. Надо думать о загрязнении окружающей среды, но новые задания в старых папках способны деморализовать кого угодно. Вы ведь не надели бы одежду, выглядящую подобным образом? Уважайте свои проекты и документы.

Если вы впервые занялись архивными материалами, эта работа может занять немало времени. Но в будущем. При отправлении в архив дел сразу после завершения проекта, жизнь наладится.

Иногда в папках содержатся материалы. Которые могут понадобиться в будущем. А могут и не понадобиться… Проверочный вопрос: «А что из этих документов мне на самом деле понадобится?» Помните, что материалы пошлют в архив, а не в Сибирь.

Если вы хотите сохранить имена и телефонные номера из документации, внесите их в настольную картотеку или в файл контактов на компьютере, и лишь после этого выбрасывайте документ.

Некоторые профессии требуют, чтобы архивные материалы длительно время хранились в пределах досягаемости. Следуйте правилам компании, в которой работаете и принципам своей профессии.

Проверьте, не следует ли сделать электронную копию своих материалов и послать ее в архив компании? Сверьтесь с действующей политикой.

Обязательно составьте список материалов, которые отправляете в архив, не надейтесь на то, что это сделают работники архива, подстрахуйтесь.

Если на этой неделе вы разберетесь с подпиской и отправите в архив старые документы, это будет гигантский шаг на пути к порядку в кабинете. Выполнение такого задания и блиц-уборка, которую вы провели в прошлом месяце, приведут к тому, что пребывание на рабочем месте будет вызывать у вас приятные чувства.

Категории: Дом и уют

Подписаться на обновления:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *