3 месяц 2 неделя

По секрету всему свету, всему свету расскажу

На этой неделе мы будет узнавать секреты картотеки:
- постараемся понять, что нужно и что не нужно хранить в файлах
- продолжим чистку существующей системы картотеки
- освоим новые инструменты системы организации

Необходимое время: 2,5 часа

Итак, мы переходим к главному – понять, почему стоит обновить или заново создать картотеку.
Представьте, что я пообещала подарить вам шикарный наряд. И сошьют его лучшие портные. Но есть нюанс – я буду вам присылать по одной детальке. Каждый раз при получении посылки будете гадать – что пришло – полочка, рукав или страз для украшения. А кроме того, буду присылать и «обманки», не имеющие отношения к наряду. Если вы примете ненужную вам посылку, то автоматически лишитесь наряда. Не сомневаюсь, что к каждой посылке будете относиться невероятно бдительно.

Ситуация с бумагой очень похожа на описанную выше. Конечно, храня лишнюю бумагу, наряда вы не лишаетесь, зато теряете место на столе, в картотеке и остаетесь без главного приза – возможности выполнять служебные обязанности без лишней нервотрепки.

Взгляните на список наиболее распространенных типов документов. Посчитайте, сколько из них имеют отношение к вам.

1. Документы содержат информацию, которая требует от вас определенных действий в соответствии с направлением деятельности компании.
2. их можно выбросить, сдать в макулатуру или отправить в шрейдер сразу после прочтения
3. немедленно пересылаются коллегам
4. касаются ваших текущих дел и проектов, а значит, их надо поместить в файловую систему.

Вам нужно принят решение – куда именно поместить документ.

Зачем нужны файлы?

- Какая разница как выглядит мой стол, если там есть все, что мне нужно?
Когда бумаги разложены на столе стопками, наиболее часто используемые бумаги обычно разбросаны по столу. Обычно в верху каждой стопки лежат 5-6 документов, к которым обращаетесь чаще всего. Все остальное – смесь мусора и документов, которые надо сдать в архив.
Вы можете помнить, что находится в кипах бумаг, нагроможденных на столе, в шкафах и на полу. Но это не эффективно.
Файловая система – логически выстроенное собрание необходимых документов. С ней все необходимое всегда под рукой. А это экономит время и силы.

- Я не знаю понадобиться ли мне этот документ в будущем. Может лучше хранить все?
В нас часто живет страх совершить ошибку. «Береженого бог бережет» думаем мы.
Совершив однажды роковую ошибку, мы дуем на холодную воду – храним все документы на всякий случай.
Из опыта надо извлекать уроки, а не зацикливаться на ошибках.
Когда необходимо принять решение, а нас охватывает паника, остановитесь. Сделайте несколько глубоких вдохов. Вы должны принять верное решение, а не пугаться страха.

- Я знаю что надо сохранить этот документ. Что делать дальше?
Сперва понять, что кабинет не резиновый. И совершить с документом мы можем не более 10 действий. Вот несколько вопросов, чтобы Определить дальнейшую судьбу документа:

Является этот документ частью проекта, над которым сейчас работаю? Если это новый проект – у вас должен быть файл с его названием. Позже мы научимся делить проект на разделы.

Необходимо сохранить эту информацию?
Причины, по которым необходимо хранить документ, даже если он не относится к текущему проекту:
- содержит информацию, которая понадобится в дальнейшем
- юридически важный документ, пригодится если возникнут проблемы
- в нем указано, что надо сделать по работе
- он касается отношений с организацией – страховка, коллективный договор, переписка с отделом кадров и т. п.

Как избавиться от документа, если он не нужен? В зависимости от политики компании – мусорная корзина, макулатура, шрейдер.

Вы новичок в компании? Если работаете на этом месте меньше года, отложите документы, в судьбе которых сомневаетесь, в отдельную стопку «под вопросом», рассортируйте их по проектам, скрепите вместе, и спросите совета у коллеги.

- Система файлов была у меня и раньше, только она не работала.
Если файлы лежат в ящике стола, вы их не видите, а значит, и не пользуетесь. Картотека сама не откроется и не выдаст информацию.

Возможны 4 причины, по которым ваша система не работала:
1. Вы унаследовали ее от предшественника на своем рабочем месте, а раз создали не вы, ею неудобно пользоваться
2. Систему создали вы, но она не соответствует вашему образу мышления и методу работы с документами
3. вы использовали элементы разных организационных систем
4. вы проработали со своей системой меньше трех недель

- Что делать с документами, с которыми надо немедленно работать?
Они попадут в раздел под названием «В работе». Чтобы не забыть просмотреть эти документы, назначьте себе ежедневно время и установите на компьютере таймер – он не даст вам забыть. Просматривать файлы легче, чем ворошить горы бумаги.

- А может все-таки держать файлы на столе?
Если любите хранить часто используемые файлы на столе – заведите специальный держатель. Только не ставьте на столе несколько держателей, подменяя ими систему. Это все равно, что вместо одежного шкафа хранить одежду на кровати.

-Где коллеги должны оставлять для меня письма, документы и т. п.?
Заведите 2 лотка и подпишите их «входящая/исходящая корреспонденция» Не используйте эти лотки для бумаг. С которыми не знаете, что делать. На столе нет места для лотков – сделайте настенные держатели с кармашками. Если сотрудники заходят не только отдать документы, но и поболтать – это положит конец лишним разговорам. Бросят документы в кармашек – и свободны.

- Мои файлы вечно трещат по швам. В чем причина и как с этим бороться?
Давайте, сперва, поговорим о том, как использовать файл. Кладите свежие материалы хоть вверх, хоть вниз, только помните, где их искать.

Нет ли у вас привычки хранить в файле документы по какой-то теме, избегая принятия решения? Не помещаете ли в файл документы, которые надо выбросить? Вам кажется, что сложив все бумаги в один файл (папку) – хороший способ избежать принятия решения, но на самом деле это гарантия хаоса.

Хранить необходимо только актуальные данные. Периодически просматривайте и удаляйте документы, которые потеряли значимость в связи с обновлением информации. Вычеркивать пункты из списка неотложных дел любят все. Очистка файлов от устаревших документов доставит не меньшее удовольствие.

- Мне не хватает мест для файлов. Что делать?
Скорее всего вы нерационально используете пространство кабинета. Очень часто документы, которые надо отправить в архив занимают много места.
Если вы сдали все в архив, а места по-прежнему не хватает – переговорите с руководством о дополнительных шкафах. Потом вы составите список всех файлов, который будет лежать в справочном скоросшивателе в вашем столе.

-Как работать с общими файлами?
В крупных организациях есть общие папки и файлы. Какая бы система не существовала в организации, ее надо уважать и поддерживать. Если не вы отвечаете за эту систему, хорошенько подумайте, прежде чем высказать свое мнение о том, как улучшить систему. Желая сделать доброе дело, вы можете обидеть людей, которые за нее отвечали не один год. Непрошенный совет часто воспринимается как осуждение, а ваше стремление помочь может обернуться против вас.
Если вы отвечаете за систему общих фалов, проведите опрос среди сослуживцев – что им в ней нравится, что не нравится. Есть ли у них предложения как это сделать? Это сделает переход на новую систему менее болезненным. Как бы ни была плоха или хороша существующая система, многие к ней привыкли и все равно будут ворчать и жаловаться.

Принадлежности для картотеки.

Вам могут понадобиться:
- подвесные папки для файлов с широким дном
- обычные подвесные папки
- папки А3 и А4, разных цветов
- машинка для печати ярлыков с дополнительными катриджами (можете напечатать их на компьютере, только запаситесь расходными материалами)
- бирки для файлов, лучше длинные
-клейкие листочки

Настрой на победу
-Убедитесь, что корзина для бумаг стоит рядом.
-Приготовьте все принадлежности, заранее снимите упаковки.
- Запаситесь водой. Хорошенько поешьте и приготовьте еду – перекусить.

Расчистка файлов – занятие не самое веселое, зато какая награда! На следующей неделе вы оцените значение своей работы. Как уходят лишние килограммы, так и ваше рабочее место будет становиться все светлее.

Категории: Дом и уют

Подписаться на обновления:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *