3 месяц 3 неделя

Сражение с бумажными буреломами

На этой неделе мы создадим свою систему файлов.

Необходимое время от 2 до 5 часов в зависимости от сложности вашей работы и объема документов

Мы забываем про все, кроме бумаги, для которой отыскиваем постоянное место.

Когда будете выбрасывать ненужные бумаги, не забудьте уничтожить ваши личные данные на них – паспортные, номера счетов, страховок, кредитных карт, коды, адрес… Будьте внимательны и к конфиденциальной информации вашей организации.

Мы с вами будем учиться делить документы на категории. Но прежде приготовим мешки для мусора, еду, воду и засучим рукава.

Прежде, чем приступить к работе – прочитайте всю теорию о работе на этой неделе.

Создание системы файлов

Уберите с очаровательного личика недовольное выражение, приготовьтесь к штурму и празднованию победы. В моменты самого мощного аврала у вас на душе будет спокойно из-за уверенности, что вы знаете, где найти нужную информацию.

Этап 1. Экскурсия

В течение последних двух недель мы отрабатывали первый шаг Волшебной формулы «Убрать». К настоящему моменту у вас:
- законченные дела, материалы по которым необходимо хранить, сданы в архив
- файлы и папки очищены от лишних документов, которые выброшены
- оставшаяся периодика приведена в порядок
- все ящики и полки освобождены от лишних предметов
- на столе и в шкафах порядок.

Этап 2. Надеваем шоры.
Самое сложное – выделить время на создание системы. На работе постарайтесь задержаться после окончания рабочего дня или приедьте туда в выходной день, чтобы никто и ничто вас не отвлекало – общительные сотрудники, телефонные звонки и другие отвлекающие моменты. Иначе, незаметно для себя, вместо организации системы займетесь решением рабочих проблем. Постарайтесь сконцентрироваться на своем задании, чтобы быстрее его выполнить.

Сложнее всего тем, у кого рабочее пространство совместное с другими сотрудниками. Им необходимо будет предупредить своих коллег о том, чем собираются заняться, сколько времени планируют на это затратить и узнать о планах коллег на этот день, чтобы минимально мешать друг другу.

Кроме того, вам понадобится место, где будете раскладывать документы. Если никого из сотрудников не будет на работе – вы сможете спокойно разложить все на полу и на их столах.

Продумайте все заранее. Определитесь с датой и временем, сделайте пометку в своем ежедневнике о запланированной работе, учтите семейные планы – чтобы одно другому не помешало. Будет очень не удобно проснувшись утром и вобравшись на работу вспомнить, что сегодня выступление вашего маленького сокровища или день рождения родственника.

Этап 3. Начало.

Приготовьте и разложите офисные принадлежности.

Начнем с лежащих на столе бумаг. За 2 недели расчистки стола, вы сложили их в файл или в папку. Возможно, сегодня вы решите избавиться еще от некоторых из них. Это будет прекрасно! Но не переборщите с выбрасыванием – так и «без штанов» можно остаться.

Не пытайтесь решить задачу в один присест. Как лесенку одолевают по ступеньке, так и задача легче решается по этапам.

Возьмите стопку документов толщиной не более 7 см. Каждый документ рассматривайте отдельно. Цель – создание категорий документов. На сколько бы ни был обширен ваш круг обязанностей, в нем можно выделить несколько основных направлений деятельности.

Создаем разделы или категории

Самая сложная задача стоит перед теми, у кого было несколько предшественников на этом рабочем месте и, если каждый из них создавал свою систему учета документов, а также тем, у кого несколько компьютеров и отсутствует система организации документов.

Первым делом вам необходимо создать свой список главных категорий документов.
После составления проанализируйте его. Не включайте подкатегории в основные категории. Например, вы занимаетесь продажей недвижимости, в том числе сдаете квартиры в аренду. «Аренда» будет категорией, «Жильцы» подкатегорией.
Наиболее часто встречаемые категории:
- информация об организации
- контакты
-корреспонденция
- информация о сотрудниках
- бланки
- дела (пректы) текущие
Остальные вы сможете сами определить для своего рабочего места.

Хранить текущие дела и те, которыми часто пользуетесь, можно в картотеке. Если ваша работа касается нескольких направлений – разбейте на подкатегории. Например, в отделе кадров:
Категория «Отпуска»
Подкатегории:
- ежегодные
- по уходу за ребенком до 1,5 лет
- по уходу за ребенком до 3 лет
- студентам
- без содержания
И т. д.

Не создавайте лишних категорий. Например, вы готовитесь к проведению юбилея организации. Вы можете хранить документы по этому мероприятию в одной папке, а если начнете раскладывать по отдельным файлам информацию о цветах, воздушных шариках, о плакатах… для организации со штатом в 15 человек – это уж вы перестарались.

Работаем с разделами. Поэтапная инструкция.

1. Из отложенной вами стопки не разобранных бумаг возьмите 1 лист. Определите его место в будущей системе. Не надо откладывать его в сторону, если не знаете что с ним делать – это будет пустое перекладывание бумаг с места на место. Необходимо сразу принять решение.

2. Выбрав категорию, напишите ее название на стиккере и приклейте на свободное место на столе или на полу. Если у вас накопились ненужные черновики – название категории напишите на чистой стороне черновика. Под этот лист будете складывать документы выбранной категории. Не забывайте, что один лист бумаги не может быть категорией и ему не нужен отдельный файл. Заведите категорию «Разное» для таких листов. Если документ требует выполнения – положите в категорию «Выполнить».

3. Мы скоро будем создавать раздел документов «В работе». В нее войдут подкатегории:
- Отложено
- Выполнить срочно
- Выполнить
- В папку
- Ознакомиться

Рекомендую организовать раздел «Позвонить», чтобы не забыть о важных звонках. Нельзя создавать толстенных папок, на которые смотреть страшно.

Самой популярной папкой будет «Отложено». Например, вы занялись каким-то проектом, но пришлось переключиться на выполнение другой задачи. Не кладите документ назад в папку «Выполнить» - вы ведь уже им занимаетесь, поэтому перенесите в папку «Отложено». Каждую пятницу просматривайте эту папку и составляйте список дел на следующую неделю.

После решения задачи, документ убирается в справочный отдел, в архив или выбрасывается.

Кроме того, папка «Отложено» помогает разгрузить папку «Выполнить».

Документы в папке «Выполнить срочно» необходимо пересматривать каждый день. В случае аврала, когда нет времени на выполнение заданий кроме чего-то самого важного, обязательно просмотрите папку в пятницу, чтоб включить документы из нее в план работы на следующей неделе.

Папку «Выполнить» также просматривайте каждую пятницу.

Не переполняйте календарь напоминаниями, иначе просто перестанете на них обращать внимание.

Приходя на работу, первым делом откройте папку «Выполнить срочно», превратите это в привычку.

Учтите свою особенность – вы правша или левша – в зависимости от этого выбирайте местонахождение важных документов.

4. Прежде чем положить документ в стопку с названием категории, задумайтесь – он действительно вам нужен? И примите решение.

5. После рассортировки всех бумаг, необходимо подумать об используемых вами папках. Задайте себе по ним 2 вопроса:
- какие из них необходимо включить в новую систему?
- из каких папок рассортировать документы по-другому?

Вернемся к организации праздника. Разложив накопившуюся по этой теме документацию по алфавиту, вы увидите, нужны ли вам несколько файликов или достаточно одного.

Документы, собранные в один раздел, предполагают связь между собой. Учитывайте это, создавая категории, подкатегории и местонахождение связанных между собой категорий. Чем яснее вы видите связь между частями, тем более полная картина будет у вас в голове.

6. Выдвинем ящик, запланированный под картотеку, посмотрим сколько в нем свободного места, и распределим разделы по участкам.

7. Документы, с которыми вы работаете чаще всего, должны быть от вас на минимальном расстоянии. Чем реже вам нужен документ – тем дальше он лежит. Документы с личной информацией храните как можно ближе к себе, желательно под замком.

Пора сделать перерыв. Вы прекрасно поработали!

Создание секции «Проекты» или «Дела» в картотечном ящике.

Дела – это наш бесконечный поток, заканчиваешь одно, начинается другое. Одни выполняешь за пару минут, другие растягиваются на годы

До начала нового дела, соберите всю информацию о нем в одном месте.

Шаг1.
Сперва определяем много ли у нас документов по этому делу. Что понадобится – простой файлик, подвесная папка, папка с широким дном, а может все сразу… Если не можете пока определиться. Сложите файлики с документами пока в одну папку. Вы определили местонахождение этого дела. Если выполняете одновременно несколько задач, и по каждой из них куча бумаг – используйте подвесную папку с широким дном. Используйте тонкие папки и папки с широким дном, в зависимости от количества материалов по делу. Если все материалы не уместились в папке с широким дном, рядом с ней повесьте тонкую папку с остальными материалами.

Шаг2.
Определитесь с оформлением – у вас будут папки одинакового цвета, соответствующие каждому направлению цветные, цветные наклейки.

Шаг3.
Напишите название дела на ярлычке и прикрепите его к папке. Можете ярлыки подписывать от руки или печатать на компьютере. Названия категорий прикрепляйте с одной стороны папок, а подкатегорий – с другой.

Устройство картотечного ящика

Отмойте или почистите ящик, замените потрепанные папки на новые. Папки в ящике подвесьте в алфавитном порядке.

Если у вас нет системы подвесных папок – составьте папки по алфавиту в шкафу, расположив его так. Чтобы не было необходимости вставать за каждой папкой. Используйте в столе или в тумбочке для документов ящик, который находится сбоку от стола, а не прямо перед сиденьем, чтобы не было необходимости постоянно отодвигать стул. Если из какой-то папки достали файлы – вложите закладку, лучше цветную, которая подскажет, что их необходимо вернуть на место.

Вот и закончена предварительная работа по созданию системы учета документов. В течение нескольких следующих дней вы определитесь – надо ли дополнить или уменьшить количество категорий, подкатегорий документов.

В задней части ящика подвесьте 2-3 пустых папки с файлами, для новых дел.

На следующей неделе мы займемся составление списка основных папок. А пока – приятной работы и хорошего настроения!

Категории: Дом и уют

Подписаться на обновления:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *