3 месяц 4 неделя

Поддерживание порядка в системе файлов

На этой неделе вы:
- создадите список основных файлов
- поймете важность поддерживания порядка в системе
- узнаете, как дополнить систему файлов скоросшивателями и папками

Необходимое время: от 2 часов (в зависимости от количества файлов)

После того, как вы создали свою систему фалов, сядьте за компьютер, набейте и распечатайте названия ваших дел (проектов). Это ваш список основных файлов. Поместите его в справочный скоросшиватель и храните под рукой – он не раз поможет вам сэкономить время, особенно, если у вас большая и сложная система файлов.

Например, в такой список могут входить разделы:
- финансы
- реклама и маркетинг
- спецпроекты
- расходные материалы
- личное
- оплата налогов
- квитанции за коммунальные платежи
- переписка
И многое другое.

Систему надо постоянно поддерживать. При появлении нового вида документов – добавить название группы в список, если какой-то вид деятельности больше не используете – вычеркните его название из списка.

В справочном скоросшивателе вы можете хранить и другую информацию, например, список телефонов сотрудников.

Флаюшкам можно добавить список в свой КЖ.

Если у вас много файлов, но сложно с финансами – лучше используйте цветные наклейки, а не файлы – они обойдутся дешевле.

Поддерживаем ведение каталога своих вещей и дел.

Если будете постоянно поддерживать порядок вокруг себя – это сэкономит вам очень много времени. Не разбрасывайте бумаги, газеты, вещи, где попало, кладите сразу на место. Вы потратите на это максимум минуту, зато в нужный момент сразу найдете необходимую вещь.

Не складывайте бумаги в стопки или в переполненные папки и файлы, а вещи не бросайте на спинки стульев и в кресла, отговариваясь, что я потом положу их на место. Сразу кладите в соответствующую папку, ящик, на полку, вешайте на вешалку, складывайте в корзину с грязным бельем.

Подсказки о сроках работы с документами:

Входящие документы – лоток «Входящие» - ежедневно
Документы, с которыми работать в течение дня - файл «В работе» - ежедневно
Документы, по которым пока не можете работать – файл «Отложено» - еженедельно
Документы, которые надо передать коллегам или переслать по электронке – лоток «Исходящие» - ежедневно
Ненужные документы – корзина или шредер – ежедневно
Документы, которые необходимо сохранить – по списку выбрать нужную папку и положить в нее. Если начинаете новое дело – создайте новый файл.
Пресса – файл «Прочитать» - еженедельно, газетница или мусорное ведро.

Быстрый доступ к необходимому.

Многие боятся, что если они уберут бумагу с глаз, то забудут ее выполнить. Для того и существует список основных файлов, чтобы помнить где находятся все документы.

Скоросшиватели.

Если у вас нет картотечных ящиков или картотечного шкафа, используйте скоросшиватели, которые составьте на полке в шкафу, на расстоянии протянутой руки.

Не приобретайте очень толстые скоросшиватели – тяжело работать с теми, которые весят чуть ли не центнер. Внутри скоросшивателей закрепите файлы. Разделив их цветными разделителями или бирками.

Можно выбрать цветные скоросшиватели или цветные наклейки для удобства.

Скоросшиватели не должны лежать на вашем столе. Даже если он по размеру с футбольное поле – они быстро заполонят на нем все пространство.

Коробки для бумаг

Если у вас очень большой объем бумаг, а шкафов не хватает, их можно хранить в коробках. Но учтите, что найти необходимый документ в стопке намного сложнее, по закону Мэрфи он окажется самым последним. Чтобы облегчить поиск документа в стопке, скрепляйте документы скрепками по тематике.

На коробках также приклейте ярлычки соответствующего цвета с указанием информации – что в них хранится.

Самый сложный месяц заканчивается. Я вами горжусь! Вы провернули огромную работу! Не забудьте себя наградить и похвалить!!!

Категории: Дом и уют

Подписаться на обновления:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *